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FÓRUM DE CONTABILIDADE
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Raimundo Santos MonteiroPosted - 6 December 2006 13:4  Ver Profile  Email Poster  Editar Mensagem
CAPÍTULO V - CONTABILIDADE DAS ENTIDADES SEM FINS LUCRATIVOS

Bruno Fonseca Campos é contador, formado para Universidade de Itaúna.


1 - Escrituração Contábil

A escrituração contábil é obrigatória para todas as organizações, sejam elas de fins lucrativos ou não, conforme determinam as Normas Brasileiras de Contabilidade. Da mesma forma, o art. 14 do Código Tributário Nacional exige a manutenção da escrituração das receitas e despesas em livros revestidos de formalidades capazes de assegurar sua exatidão (contabilidade organizada) como um dos requisitos para a isenção do pagamento do imposto de renda das pessoas jurídicas de fins educacionais e assistência social.

Assim, a escrituração contábil da organização deve ser feita por contador habilitado no Conselho Regional de Contabilidade, pois trata-se de uma atividade profissional que exige conhecimentos técnicos específicos, especialmente no que se refere ao atendimento das formalidades exigidas pela legislação.

2 - Conceitos contábeis essenciais

Apresentamos alguns conceitos essenciais para que os administradores de organizações sem fins lucrativos possam utilizar os livros contábeis como instrumentos de apoio à gestão econômica e financeira de sua instituição.

2.1- Livros contábeis

São os documentos utilizados pelo contador para demonstrar os fatos contábeis devidamente escriturados. São eles:

Diário: registra todos os fatos de entradas e saídas patrimoniais, tanto econômicas como financeiras, em ordem cronológica, não podendo ser rasurado ou borrado. Exemplo: recebimento de doação; pagamento de salários etc.
Razão: registra a situação contábil do fato ocorrido, dando ênfase nos termos contábeis referentes à ocorrência, à data e ao valor.
Caixa: registra as entradas e saídas de dinheiro do caixa. Hoje em dia, em razão das facilidades da utilização de contas correntes bancárias, o dinheiro que fica na organização é apenas a quantia denominada "fundo fixo".
Relatórios contábeis: são documentos gerados pela contabilidade que resumem as situações de fato: recebimentos, pagamentos, contribuições, doações etc., de modo a facilitar a visualização da posição patrimonial da organização no plano econômico e financeiro.
Balancete: é o resumo dos fatos econômicos e financeiros já registrados analiticamente nos livros anteriores; se o administrador tiver familiaridade com os termos utilizados nesse livro contábil, será bastante útil não apenas para elaboração dos relatórios financeiros, mas como auxiliar das suas atividades de gerenciamento, pois nele constam a posição patrimonial da instituição, que inclui o dinheiro disponível, os bens e direitos e as dívidas, bem como a posição atualizada das receitas recebidas e das despesas efetuadas. Sua elaboração é mensal.
Balanço patrimonial: é um relatório feito ao final do ano, que demonstra a posição em 31/12/xx dos recursos financeiros e econômicos da organização: dinheiro em caixa, em conta corrente, em aplicação financeira, dinheiro a receber por empréstimos ou adiantamentos não oficializados e dos bens móveis e imóveis da organização. Apresenta também as dívidas a pagar: encargos sociais e impostos a recolher, os empréstimos a pagar e, ainda, o patrimônio social que representa o fundo social líquido pertencente à organização.
Demonstração do resultado social do exercício: representa a posição sintetizada de todas as receitas e despesas ocorridas durante o ano, demonstrando no final desse relatório à diferença entre o total das receitas e o total das despesas, que implica acréscimo ou decréscimo do patrimônio social, caso haja superávit ou déficit respectivamente.
2.2 - Termos contábeis

São as palavras técnicas utilizadas na linguagem dos contadores no exercício da informação contábil.

Plano de contas: é uma relação de termos contábeis, tecnicamente ordenados por códigos numéricos, que auxiliam o trabalho do contador no processamento dos fatos contábeis.
O plano de contas deve ser elaborado especificamente para cada organização e, portanto, deve conter os termos mais aproximados das situações que de fato ocorrem na organização; por isso recomenda-se que, na elaboração do plano de contas, sejam analisados os orçamentos dos projetos aprovados e em execução na organização, pois os termos das rubricas orçamentárias são mais conhecidos pelos gestores das ONGs.

Outra recomendação: o plano de contas, na parte de receitas e despesas, deve ser elaborado por agência e deve existir um grupo de receitas e cooperação, isto é, um grupo de despesas para a Agência 1, por exemplo, e outro grupo para a Agência 2. Isso facilita o trabalho de elaboração do relatório financeiro ou até mesmo a confirmação dos dados do relatório.

Ativo: representa de forma genérica o conjunto de bens e direitos da organização.
Passivo: corresponde ao conjunto das dívidas que a organização deve a terceiros.
Patrimônio social: representa o valor líquido referente à diferença entre o ativo e o passivo. É o valor que efetivamente pertence à organização, que poderá fazer uso para doação em caso de sua dissolução ou extinção.
Contas: são os termos técnicos utilizados para registrar os fatos contábeis que inicialmente são relacionados no plano de contas e utilizados como subitens do ativo. Exemplo: banco/conta movimento; aplicações financeiras; equipamentos de informática etc.; e do passivo: salários a pagar; contas a pagar; impostos a pagar etc.
Débito: é o termo utilizado para registrar o movimento de aumento ou de diminuição de valores nas contas; se forem contas do ativo, aumenta, pois representa entrada de recursos; se forem contas do passivo, diminui, uma vez que representa pagamento de dívidas.
Crédito: é o termo utilizado para o movimento de aumento ou de diminuição de valores nas contas: se forem contas do ativo, diminui, pois representa saída de recursos para pagamentos, para ser emprestado etc.; se forem contas do passivo, aumenta, já que representa acréscimo nas dívidas da organização por empréstimos tomados, por impostos a recolher etc.
3 - Registros Contábeis

O processo de registro contábil tem seu fundamento de trabalho em uma estrutura de duas colunas destinadas a abrigar o patrimônio da organização: a do lado esquerdo é a do ativo, e a do lado direito, a do passivo e do patrimônio social. Essas colunas são divididas da seguinte forma: a do ativo em duas partes: a parte superior, para os recursos que entram e saem da organização com mais rapidez (exemplo: o dinheiro no banco, os adiantamentos para viagens); na parte inferior, para os bens permanentes (exemplo: computadores, máquinas, móveis, imóveis e outros semelhantes).

Vejamos a seguir:

Contas Patrimoniais

ATIVO

Dinheiro em Caixa
Dinheiro em Banco
Dinheiro a receber
Aqui, o DÉBITO é uma entrada de recursos.

Exemplo: o recebimento de uma doação aumenta o dinheiro no banco. Popularmente, diz-se que entrou dinheiro, mas na linguagem contábil diz-se que houve um débito na conta banco - conta movimento.

Já o CRÉDITO representa o registro de uma saída de recursos. Exemplo: saque de um cheque para pagamento de pessoal. Os recursos aqui registrados chamam-se de "capital de giro".

PASSIVO

Contas a pagar
Salários a pagar
Impostos a recolher
Empréstimos a pagar
Aqui, o CRÉDITO é o meio de registrar os aumentos nessas contas.
Exemplo: se for tomado um empréstimo, aumentará a conta de empréstimos a pagar; mas a contabilidade registrará o fato fazendo um CRÉDITO na conta. O contrário ocorrerá se for pago o empréstimo: será feito um DÉBITO para registrar a baixa do valor.

Bens móveis: máquinas, móveis e utensílios e equipamentos;
Bens Imóveis: prédios, terrenos, etc.
Aqui, se houver uma nova compra de bens, a contabilidade registrará com um DÉBITO, pois aumentará o valor dessa conta; o contrário ocorrerá se um bem for vendido: a contabilidade registrará o fato com CRÉDITO na conta, diminuindo o total desses bens da organização.

Patrimônio Social

Fundo Social
Diferença entre o ativo e o passivo.
Aqui são registrados os déficits ou superávits entre as receitas e despesas. O CRÉDITO aumenta o valor da conta: é o superávit; O DÉBITO diminui o valor da conta: é o déficit.

Contas do resultado social

DESPESAS

Despesas de salários
Despesas de comunicação
Despesas de manutenção
Despesas de administrativas
Aqui, o DÉBITO aumenta o valor das contas de despesas.
Exemplo: se houver um saque de dinheiro do banco para pagamento de salários, a conta bancária diminuirá com um CRÉDITO e, por outro lado, aumentará a conta de despesas de salários com DÉBITO, pois essa conta está do lado esquerdo.

RECEITAS

Receitas de doações
Receitas de serviços
Rendimentos financeiros
Aqui, o CRÉDITO aumenta o valor da conta.
Exemplo: se houver um depósito na conta bancária de uma doação, aumentará a conta corrente com um DÉBITO, como vimos na página anterior, e também será registrado um aumento paralelamente na conta de receitas de doações por meio de um CRÉDITO, pois a conta de receitas está na coluna do lado direito.

É importante que as organizações dêem atenção para a elaboração da contabilidade formal, feita por contadores habilitados, pois, em março/2000, o Conselho Federal de Contabilidade editou a Resolução nº- 877/00, apresentada no Anexo 02, determinando as regras contábeis para as entidades sem fins lucrativos. Nessa Resolução, o CFC determina ainda que a escrituração contábil dessas entidades deve ser feita pelo Princípio Contábil da Competência.

O Princípio Contábil da Competência exige que os fatos econômicos e financeiros dentro de uma organização sejam contabilizados de acordo com o fato gerador; por exemplo: no final do mês de fevereiro de 2002 deverá ser efetuado o registro contábil das despesas de telefone e energia que serão pagas no início do mês março de 2002, ou seja, o fundamental é a obrigação de pagar, que já está confirmada pelo consumo do telefone e da energia em fevereiro e não o pagamento que será feito no mês de março.

Observe ainda que o registro no Cebas e a qualificação como OSCIP exigem das organizações contabilidade formal elaborada pelo contador.

Apresentamos no Anexo 03 um modelo de balanço patrimonial e demonstração de resultado do exercício estruturados com base nas explicações dadas anteriormente.

No encerramento do ano, a contabilidade compara os totais das receitas e das despesas para verificar se o patrimônio social da organização aumentou ou diminuiu.

4 - Contabilidade de Despesas: Direta ou Indireta?

Como regra geral tem-se que para a mensuração das despesas com filantropia deve-se levar em consideração todos os valores, direta ou indiretamente, relacionados com essa atividade.

Considere, a título de exemplo, despesas com publicidade feita por uma entidade filantrópica. Isso deve ou não ser considerado uma despesa com filantropia?

A posição mais aceita, inclusive em outros países, é de que a publicidade é uma atividade com a finalidade de criar ou estimular o desejo das pessoas utilizarem os produtos das organizações sem fins lucrativos, atraindo futuras doações. Nesse sentido, a despesa de publicidade, incluindo gasto em propaganda, rádio, jornais e revistas, desde que voltada para essa finalidade, deve ser incluída como uma despesa com filantropia.

Caso a despesa não seja adequadamente identificada com a filantropia, esse item deve ser considerado uma despesa indireta que irá beneficiar toda organização, inclusive as atividades voltadas para sociedade. Nessa situação, a despesa de publicidade pode ser considera como filantropia na proporção dada por uma base de alocação justa.

Outro exemplo ocorre quando uma entidade efetua despesas com atividades sociais como educação e fixa um preço inferior ao valor das suas despesas. Isso poderá gerar um déficit no volume de recursos do capital de giro que a entidade dispõe, comprometendo inclusive sua saúde financeira. Essas eventuais necessidades podem acabar sendo cobertas com recursos financeiros onerosos de terceiros, com elevação das despesas financeiras da entidade. Essa deficiência de capital de giro, quando devidamente comprovada, pode ser considerada como filantropia.

Mas não podem ser incluídos como gratuidade provisão para devedores duvidosos (ou créditos de liquidação duvidosa). Considere uma escola que oferece seus serviços a famílias carentes e famílias não carentes. No início do ano a escola faz uma análise para determinar quais alunos irão receber bolsa de estudos. É normal que uma parte dos matriculados que não receberam tais bolsas terão dificuldade em honrar o compromisso assumido com a instituição de ensino. O perdão da dívida, parcial ou integral, sem uma análise feita pelo setor de serviço social da instituição, deve ser considerado como decorrência de uma prestação de serviço a prazo, sendo registrado como resultado do exercício. Situações práticas mostram, no entanto, que o limite entre "devedores duvidosos" e "gratuidade" pode ser tênue.

Já os benefícios aos empregados, como bolsa escola, despesa médica ou vale transporte, não podem ser considerados como despesas com filantropia, devendo ser considerado como um salário indireto. A própria legislação determina que os benefícios a empregados não podem ser considerados para fins de cálculo da filantropia. Entretanto existe uma importante exceção: quando o benefício concedido não depende do vínculo empregatício, o mesmo pode ser considerado uma filantropia da organização. É o caso de bolsa de estudos concedidas aos alunos de uma instituição de ensino e entre os agraciados, por satisfazerem os critérios previamente estabelecidos, encontram-se alguns funcionários ou seus dependentes.

Mesmo não sendo considerada regra geral uma gratuidade, os benefícios aos empregados irão fazer parte das despesas indiretas da gratuidade, sendo levados em consideração no cálculo dessa através da alocação desses itens.

5 - Algumas orientações para a leitura dos relatórios contábeis

Objetivando auxiliar os gestores de ONGs a utilizarem mais os relatórios contábeis, apresentamos as seguintes orientações elementares:

se quiser saber a posição financeira dos projetos, tome o balancete contábil e:
- examine no ativo, os saldos das contas correntes bancárias e de aplicações financeiras, bem como os valores dos empréstimos a receber; para ter segurança, solicite sempre ao contador a conciliação das contas bancárias mensalmente;

- verifique no item que registra as despesas o grupo de despesas que você pediu ao contador que separasse no plano de contas para aquele projeto, de acordo com o orçamento;

- verifique também o grupo de receitas do projeto, no item dedicado às contas de receitas.

Em seguida, faça as comparações com os seus controles administrativos para avaliar as informações de que você dispõe.

Se você deseja saber o montante de recursos a receber entre projetos, ou mesmo pela sua organização, que foram emprestados a outras congêneres, basta localizar os itens de valores a receber que ficam no ativo, logo após as contas de valores depositados no banco.
Se deseja saber o montante das dívidas a terceiros, em virtude de empréstimos, de encargos sociais ou de impostos não pagos, observe no grupo do passivo as contas que estão pendentes de pagamentos, até dos empréstimos entre projetos, que devem ser identificados por cada agência de cooperação, como já mencionamos.
Em caso de extinção da organização, o patrimônio social representa o valor líquido dos bens disponíveis, isto é, o ativo após deduzidas as dívidas (passivo).
A compreensão dos relatórios se aprimora com a prática do manuseio desses documentos, que será fundamental para uma administração mais eficiente das organizações.

6 - Recomendações para contratação de serviços contábeis de terceiros

Solicitar o registro de inscrição no Conselho Regional de Contabilidade do profissional.
Firmar contrato de prestação de serviços enfocando os serviços que deseja que sejam prestados, com as atividades de rotinas de pessoal, sempre que puder.
Reconhecer as firmas das assinaturas do contrato.
Estabelecer no contrato os prazos de entrega e devolução dos documentos contábeis que serão escriturados.
Não permitir atrasos de mais de trinta dias na escrituração e entrega dos balancetes mensais.
Verificar com o contador a encadernação dos livros diário, razão e dos balancetes mensais.
Assinar, juntamente com o contador, os livros diário e razão nos termos de abertura e de encerramento, bem como no balanço patrimonial e demonstração do resultado social que será colocado no final do livro diário.


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* Bruno Fonseca Campos é contador, formado para Universidade de Itaúna.

Extraido da http://www.rits.org.br

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